Céges karácsony szervezése: 8 lépéses ellenőrzőlista

Kedd reggel van, december közeledik. A naptáradban ott a sor: "Céges karácsony", mellette egy kérdőjel a helyszín helyén. A folyosón valaki már megkérdezte, lesz-e idén is, és te azt feleled, hogy persze, csak még egyeztetsz. Ismerős? Ez a lista pont ilyen reggelre készült. Nyolc lépésben végigviszünk a szervezésen, a létszámtól a foglalásig, és minden lépéshez adunk egy példát meg egy profi tippet. Rendezvényszervezői múlt nem kell hozzá, egy jegyzetfüzet elég.

1. Döntsd el, mi a cél, és kik jönnek

Képzeld el az este végét: a kollégák kabátban állnak az ajtóban, és még nem akarnak elindulni. Vajon azért, mert jól ettek és sokat nevettek, vagy mert végre elmondtad az évzáró köszönetet, amire hónapok óta készültél? A válasz megadja az este hangulatát és formáját.

Utána jöhet a vendéglista. Itt szokott a legtöbb vita kialakulni: hozhatnak párt a kollégák, jönnek-e a partnerek, a külsős csapattagok? Döntsd el előre, mert a létszám a legfontosabb szám: ettől függ a helyszín, az étel és a költség.

Profi tipp: írd le egy mondatban a célt, és tedd ki a jegyzeted tetejére. Amikor később a program vagy a költség kérdéses, ehhez mérheted a döntést.

2. Határozz meg egy keretet

Állíts fel egy teljes összeget, és oszd el fejenként. Ebből jön ki a helyszín bérlése, az étel és az ital, a technika és a program. Írd fel mellé a negyedik tételt is, egy kis tartalékot, mert mindig akad egy váratlan kiadás: egy nagyobb kérdés a technikával, egy plusz vendég a végén.

Ha a költségek elszámolása kérdés a cégednek, kérdezd meg a könyvelődet, mielőtt foglalsz.

Profi tipp: a fejenkénti összeget mondd ki a kollégáknak is. Aki tudja a keretet, kevesebbet kérdezgeti, miért nem lehet több.

3. Válassz formát: ülős vacsora vagy állófogadás

A két forma más estét ad, érdemes tudatosan választani.

Ülős vacsora

Közös asztalnál van idő beszélgetni, koccintani és megköszönni az évet. Például a köszöntő közben mindenki ugyanarra figyel, és utána egyszerre emelitek a poharat. Jó választás, ha a csapat kisebb, és az összes ember egy asztalnál ünnepelne.

Állófogadás

Vegyes vendégkörnél vagy kötetlenebb hangulatnál praktikus: a vendégek szabadon mozognak, és a különböző részlegek kollégái könnyen összefutnak. Képzeld el, hogy a pénzügyes és a fejlesztő, akik egész évben csak e-mailben beszéltek, végre egy pohár mellett állnak.

A Loftban mindkét esetben legfeljebb 50 fő lehet, ülve és állva is.

Profi tipp: ha bizonytalan vagy, kezdjétek ülve, a köszöntő után pedig álljatok fel. Így a komoly rész mindenkinek biztos, a kötetlen rész pedig mozgást kap.

Ha kisebb a csapat, és csak egy közös délutáni megbeszélést vagy workshopot tartanátok, nézd meg a tárgyalóinkat: a nagy tárgyaló 2-14 főre való, hosszú asztallal, projektorral és flipcharttal.

4. Válassz időpontot

Kérdezd meg a csapatot, melyik napon jön el a legtöbb ember. Egy keddi este más, mint egy pénteki, és egy kora esti kezdés másként működik, mint egy későbbi. Gondold végig a kezdést és a végét is.

Tervezd be a felállást és a bontást: ha az is a bérelt időbe esik, az óraszámba is beleszámít. A Loft 0-24 önkiszolgáló előadóterem, az időpontot tehát a csapat naptárához igazíthatod, a szabad időpontokat pedig a foglalási oldalon látod.

Profi tipp: a Loft óradíja fix, ezért az időablak mérete közvetlenül megmondja a költséget. Számold ki a kezdéstől a bontás végéig, és annyi órát foglalj, amennyire tényleg szükséged van.

5. Nézz helyszínt, és ellenőrizd a megközelíthetőséget

Négy kérdést tegyél fel minden helyszínnél:

• Elfér-e a teljes létszám?
• Hogyan jutnak oda a vendégek?
• Van-e technika a köszöntőhöz és a zenéhez?
• Hol készül, hol tálalódik az étel?

A Loft 100 m²-es rendezvényterem a belvárosban, az Oktogon közelében (1064 Budapest, Izabella u. 68/b). Az előtérrel és a kávézóval együtt kb. 200 m² az egész, a teremben pedig legfeljebb 50 fő fér el. A boltíves téglafal és a színes üvegablakok adják a terem hangulatát. Van benne projektor, kis színpad és hangosítás, így a vetítéshez, a köszöntőhöz és a zenéhez nem kell külön technikát hoznod.

A vendégek tömegközlekedéssel könnyen odaérnek:

• M1 metró, Vörösmarty utca: 7 perc gyalog
• 4-es és 6-os villamos, Oktogon: 7 perc gyalog
• 70-es trolibusz, Izabella utca: 1 perc

Profi tipp: nézd át a Loft oldalán a fotókat, és rajzold fel, hová kerül a vászon és hol állnak majd a vendégek. Egy gyors vázlat sok későbbi kérdést megspórol.

6. Tervezd meg az ételt és az italt

Az étel és az ital adja az este hangulatának nagy részét. Ha a kávé illata fogadja a vendégeket, és van kéznél meleg tea meg tisztított csapvíz, a hangulat az első percben megvan. A Loft árában a kávé, a tea és a tisztított csapvíz benne van, ezekre nem kell külön költened. A ház földszintjén kávézó és teljesen felszerelt konyha van.

Hogy az ételt hogyan hozhatod be, és hogyan használhatod a konyhát, azt foglalás előtt kérdezd meg tőlünk: írj vagy hívj minket.

Gyűjtsd össze már a meghívóban az ételérzékenységeket és az étkezési szokásokat, és legyen alkoholmentes választék is.

Profi tipp: küldj egy rövid kérdést a csapatnak: "Van-e olyan, amit nem eszel?" Öt perc az egész, és az este nem arról szól majd, hogy valaki éhen maradt.

7. Állítsd össze a programot

Egy jó este kevés elemből áll. Például: érkezés és koccintás, rövid köszöntő, vacsora vagy állófogadás, egy közös program, majd kötetlen beszélgetés. A közös program lehet az év végi képek vetítése a vásznon, kisebb játék vagy egy zenei lista, amit a kollégák állítottak össze. Például a vásznon felbukkan egy fotó a nyári csapatépítőről, és az asztalnál kitör a nevetés.

Gondolj a fényekre és a hangerőre is, mert ezek adják meg az este hangulatát. A hangosítás a köszöntőhöz és a zenéhez jó, de a zene legyen olyan halk, hogy a beszélgetés ne legyen kiabálás.

Profi tipp: próbáld ki előre a vetítést és a mikrofont, még a vendégek érkezése előtt. A legjobb köszöntő is elvész, ha a vászon nem kapcsol be.

Ne tömd tele a programot, hagyj időt a beszélgetésre. Az új eseményeinkről és a közösségi programokról az események oldalon olvashatsz.

8. Foglald le online, és küldd ki a meghívót

A Loft azonnal, online foglalható és fizethető a foglalas.eco-office.hu oldalon. Nézd meg a szabad időpontokat, és foglald le a számodra jó napot. Foglalás előtt ezeket tisztázd a csapattal:

• Hány fővel számolsz, és ülős vagy állófogadásos formában gondolkodsz?
• Melyik napot szeretnétek, és mettől meddig tartana az este, a felállással és a bontással együtt?
• Kell-e projektor, színpad vagy hangosítás?
• Mit hozol enni és inni?

Ha a foglaláson túl külön kérésed van, írj vagy hívj minket.

A foglalás után küldd ki a meghívót. Legyen benne a nap, a kezdés és a vége, a cím, a megközelítés, a visszajelzés határideje és az ételérzékenység kérdése. Küldd ki időben, hogy a csapat naptárába beférjen, és a visszajelzési határidő előtt küldj egy emlékeztetőt, hogy a végleges létszámot időben tudd.

Profi tipp: a meghívóba írd bele, hogy ülős vagy állófogadásos lesz az este. Így mindenki tudja, milyen cipőt vegyen fel, és ki kell-e hoznia valamit.

Az ellenőrzőlista egyben

1. Cél és vendéglista, létszám.
2. Keret fejenként, tartalékkal.
3. Forma: ülős vagy állófogadás.
4. Időpont, felállás és bontás.
5. Helyszín és megközelíthetőség.
6. Étel és ital, ételérzékenységek.
7. Program és technika.
8. Online foglalás és meghívó.

Foglald le a Loftot online

A Loft 0-24 önkiszolgáló előadóterem, a bérlése fix 15 000 Ft / óra. Az árak áfát nem tartalmaznak (alanyi adómentes). A kávé, a tea és a tisztított csapvíz az árban benne van. Nézd meg a szabad időpontokat, és foglald le online.

• Foglalás: foglalas.eco-office.hu
• Extra kérés esetén e-mail: ecoofficebudapest@gmail.com
• Telefon: +36 50 104 61 16
• A Loft oldala: eco-office.hu/loftter